Trinkgeld buchhalterisch behandeln

Trinkgeld in der Buchhaltung

Wie Trinkgeld in der Gastronomie behandelt wird, hängt davon ab, wer es bekommt und wie es fließt.

Hinweis: dieser Ratgeber gibt allgemeine Orientierung, keine Steuerberatung. Konkrete Fälle mit Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung besprechen.

Fall 1: Direktes Trinkgeld an Mitarbeiter

Wenn der Gast dem Server direkt Bargeld gibt:

• Es gehört nicht zum Umsatz des Betriebs
• Es ist beim angestellten Mitarbeiter nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei
• Keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherungsbeiträge

Der Betrieb hat damit buchhalterisch nichts zu tun.

Fall 2: Trinkgeld-Pool

Wenn Trinkgeld gesammelt und nach einer Regel verteilt wird:

• Die Verteilung sollte schriftlich geregelt und nachvollziehbar sein
• Die Beträge, die der Betrieb nur verwahrt, sollten getrennt von den Einnahmen des Betriebs geführt werden
• Zur Steuerfreiheit beim Empfänger: Der Bundesfinanzhof ließ im Spielbank-Fall (VI R 37/14, Saalassistenten) die Steuerfreiheit trotz Verwahrung durch den Arbeitgeber bestehen, den Tronc der Croupiers beurteilte er anders. Ob das auf einen Pool im Gastgewerbe passt, klärt die Steuerberatung
• Zahlt der Betrieb eigenes Geld dazu, ist dieser Teil kein Trinkgeld

Pool-Lösungen sind in Betrieben mit Team-Service verbreitet, in denen auch Küche und Garderobe beteiligt werden. Sie sind buchhalterisch aufwendiger.

Fall 3: Service Charge auf der Rechnung

Bei einem Aufschlag, den der Betrieb auf die Rechnung setzt:

• Er ist Teil des Umsatzes und mit dem passenden Umsatzsteuersatz zu behandeln
• Die Verteilung an Personal ist Arbeitslohn (steuer- und sozialversicherungspflichtig)
• Er ist nicht steuerfrei nach § 3 Nr. 51 EStG

Beispiel: 80 Euro Rechnung plus 10 Prozent Service Charge = 88 Euro. Die 8 Euro Service Charge sind Umsatz des Betriebs. Zahlt das Restaurant davon 6 Euro als Bonus an den Server aus, läuft das über die Lohnabrechnung.

Kasse und Trinkgeld

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nach § 146a AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Die TSE sichert die Aufzeichnungen gegen nachträgliche Veränderung. Sie entscheidet nicht darüber, was Trinkgeld ist.

Wie ein Trinkgeld auf dem Beleg ausgewiesen wird, hängt vom Kassensystem ab. Wichtig ist, dass Umsatz des Betriebs und durchlaufende Trinkgelder in den Aufzeichnungen sauber getrennt sind. Wie das im Einzelfall aussieht, klären Betreiber mit ihrem Steuerberater und dem Kassenhersteller.

Empfehlung für Gastro-Betriebe

1. Klare Trennung. Direktes Trinkgeld, Pool und Service Charge sauber unterscheiden.
2. Schriftliche Pool-Vereinbarung. Wenn ein Pool existiert, sollten alle Beteiligten zugestimmt haben.
3. Steuerberatung. Bei größeren Betrieben lohnt sich eine kurze Abstimmung mit der Steuerberatung.

Trinkgeld per Karte

Gibt der Gast Trinkgeld per Karte, geht das Geld zunächst auf das Konto des Betriebs. Der Betrieb muss es an die Beschäftigten weiterleiten.

Ob die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 51 EStG erhalten bleibt, wenn das Geld über den Betrieb läuft, hängt vom Einzelfall ab. Maßgeblich ist, dass der Gast das Trinkgeld freiwillig dem Personal zuwendet. Der Bundesfinanzhof hat das im Spielbank-Fall VI R 37/14 für Saalassistenten bejaht, beim Tronc der Croupiers dagegen verneint. Wichtig ist in jedem Fall die vollständige und zeitnahe Weitergabe, die der Betrieb nachvollziehbar dokumentieren sollte.

Quellen

• § 3 EStG, Nr. 51
• § 146a AO (Ordnungsmäßigkeit elektronischer Aufzeichnungssysteme)
• Bundesfinanzhof, Urteil VI R 37/14 vom 18.06.2015 (Saalassistenten einer Spielbank)